Come misurare in modo puntuale e preciso le ore lavorate per il cliente?
La soluzione? Avvalersi dell’uso di un timesheet condiviso.
Questa metodologia viene utilizzata per la rilevazione e valorizzazione economica di costi e tempi che ciascun professionista dello studio riserva a progetti, clienti o incarichi di vario genere.
La preferenza sul software da adottare viene generalmente affidata al collaboratore di studio con maggiori competenze in ambito tecnologico per esperienza e conoscenza.
La scelta del timesheet utilizzato può ricadere su un software o su un semplice foglio di calcolo manuale, nel quale vengono indicati tutti i dati necessari per le misurazioni da effettuare, come ad esempio:
- Data di inizio e fine dell’attività svolta
- Dati inerenti al cliente trattato dal professionista
- Stato della pratica (in corso o terminata)
- Eventuale partecipazione di più professionisti
- Tempo dedicato agli spostamenti per svolgere l’incarico
L’obiettivo principale dell’utilizzo di questa metodologia deve essere quello di monitorare e registrare, con cadenza preferibilmente giornaliera o settimanale, tutti i tempi e costi sostenuti da ciascun professionista per ogni singola attività svolta al fine di valutare l’economicità degli incarichi, esaminare lo stato di avanzamento delle attività e misurare le performance di ciascun membro dello studio.
In aggiunta al classico timesheet ci sono poi diverse applicazioni che permettono di effettuare misurazioni e calcoli in merito a tempi e costi “spesi” per ogni cliente. Molte di queste applicazioni sono disponibili gratuitamente, mentre altre, in alcuni casi, sono già integrate all’interno dei software gestionali utilizzati dai vari studi professionali.
Per essere considerati affidabili ed efficienti i software utilizzati per questo scopo dovrebbero presentare alcune caratteristiche fondamentali come:
- un alto grado di personalizzazione e flessibilità
- possibilità di tenere traccia della tempistica impiegata per ciascun task (funzioni di time tracking)
- effettuare servizi di analisi e reportistica
Le funzioni di time tracking, permettono di monitorare le ore ore lavorate dal professionista e il costo da attribuire ad ogni cliente su base forfait, settimanale, giornaliera o oraria. Particolare attenzione deve essere data anche al processo di misurazione delle performance di ogni collaboratore, questo però non serve a controllare le persone ma valutare l’organizzazione del team nel suo complesso in relazione alla capacità di raggiungere gli obiettivi preposti e fornire servizi adeguati al fine di migliorare la qualità dei servizi offerti.
